วิธี Add email account ในโปรแกรม Mozilla Thunderbird ของระบบ TL

การเพิ่มบัญชีผู้ใช้ในระบบของ Technology Land ในโปรแกรม Mozilla Thunderbird จะมีการตั้งค่าบางอย่างเล็กน้อย ที่อาจจะทำให้ผู้ใช้ (มือใหม่) ไม่รู้ว่าต้องเซ็ทค่าอย่างไรบ้าง หรือไม่แน่ใจว่าตนเองตั้งค่าถูกหรือไม่ ผู้เขียนจึงนำวิธีการ Add email account และการเซ็ทค่าต่างๆ มาให้ผู้อ่านศึกษาเพิ่มเติม โดยมีขั้นตอนอย่างละเอียด ดังนี้

ไปที่ Options...--> Account Settings... ดังภาพ

เลือก Account Actions และคลิกที่ Add Mail Account...

กรอกชื่อเป็นภาษาอังกฤษ และรหัสผ่าน จากนั้นคลิกปุ่ม Continue

จากนั้นรอ...

ระบบจะเซ็ทค่ามาให้อัตโนมัติให้ แต่ให้เราเข้าไปแก้ไขโดยคลิกไปที่ Manual config

เปลี่ยนค่า Incoming: mail.worldcloudmail.com  ตั้ง Port: 143
และ Outgoing: mail.worldcloudmail.com  ตั้ง Port: 587 หรือ 25
จากนั้นกด Re-test

ระบบจะทำการเซ็ทค่าให้ หากข้อมูลถูกต้อง จะมีข้อความดังภาพ จากนั้นกดปุ่ม Done

รอการตรวจสอบ Password 

Account ที่ถูกเพิ่มขึ้นมาใหม่จะปรากฎที่หน้า Account Settings และหน้าหลักของโปรแกรม Thunderbird
เสร็จสิ้นขั้นตอน

วิธีการ Backup email messages โดยใช้โปรแกรม Thunderbird

การใช้งานระบบอีเมล์เซิฟเวอร์ หรืออีเมล์โฮสติ้งในบางครั้ง เราต้องการที่จะทำการสำรองข้อมูลเพื่อจุดประสงค์บางอย่าง เช่น นำข้อมูลอีเมล์ดังกล่าว ไปเปิดในเครื่องอื่น ล้างเครื่องคอมพิวเตอร์ของท่านเพื่อทำการลง Windows ใหม่ หรือนำไปเปิดดูอีเมล์แบบ offline เป็นต้น ซึ่งวิธีการสำรองข้อมูลนั้น สามารถทำได้หลายวิธี ในที่นี้ บริษัทเทคโนโลยีแลนด์ จำกัด ขอเสนอวิธีการสำรองข้อมูลอย่าง่ายๆโดยใช้โปรแกรม Thunderbird ซึ่งท่านสามารถทำตามลำดับดังนี้

1. เปิดโปแกรม Thunderbird แล้วไปที่ tools และ Acouunt Settings
หากไม่เจอเมนู Tools ด้านบน ให้กด Alt 1 ครั้ง

2. ไปที่ชื่ออีเมล์ที่ต้องการ Backup แล้วเลือก Server Setting

จากนั้น ดูข้อมูลที่ Local directory : ให้ทำการ Copy ข้อความส่วนนั้นไว้ แล้วทำการปิดโปรแกรม  Thunderbird

3. เอาที่อยู่ที่ Copy นั้ไปใส่ใน File Expoler (My Computer) เพื่อทำการเรียกที่อยู่ที่จัดเก็บอีเมล์

ตัวอย่าง : C:\Users\<Computer Name>\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles\jr04akxm.default\ImapMail\mail.worldcloudmail-2.com

4. จากนั้นท่านก็ทำการ Copy ไฟล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์นี้ทั้งหมด เก็บไว้ในที่ที่ท่านต้องการ เพียงเท่านี้ ท่านก็ได้ทำการ back up อีเมล์ของท่านเป็นที่เรียบร้อยแล้วครับ 

POP3 กับ IMAP ต่างกันอย่างไร สำคัญกับระบบ Email Server หรือ Email Hosting อย่างไร

ความแตกต่างระหว่าง POP3 กับ IMAP

บริษัท องค์กรทั่วไป หรือท่านใด ที่ใช้ระบบ Email Server หรือ Email Hosting หลายท่าน ต้องการเชื่อมต่อระบบอีเมล์ เข้ากับโปรแกรม E-mail Client (โปรแกรมเปิดดูอีเมล์ในเครื่อง) เช่น Microsoft Outlook เพื่อความสะดวกในการใช้งาน แต่ท่านคงสงสัยว่า ในขั้นตอนการเพิ่มอีเมล์ลงในโปรแกรม (Add Account) จะถามวิธีการติดต่อ ระหว่างแบบ POP3 กับแบบ IMAP ที่เห็นในโปรแกรม นั้นคืออะไร และแตกต่างกันอย่างไร 

POP3 ย่อมาจากคำว่า "Post Office Protocal 3" ส่วน IMAP ย่อมาจากคำว่า "Internet Message Access Protocal" เป็นโปรโตคอลสำหรับการรับอีเมล์เหมือนกัน แต่โปรโตคอลทั้งสองมีการทำงานต่างกันดังนี้

POP3

ระบบการเชื่อมต่อ

1. โปรแกรมจะทำการดาวน์โหลดอีเมล์ทั้งหมดจาก Email Server  เข้ามาในเครื่อง

2. เมื่อทำการดาว์นโหลดเรียบร้อย จะทำการลบอีเมล์ทั้งหมดที่มีอยู่ใน Email Server ออก หรือ จะเก็บไว้ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง แล้วจะลบอีเมล์นั้นออกจาก Server

3. หลังจากที่อีกเมล์ โปรแกรมจะตัดการเชื่อมต่อกับ Email Server

ข้อดี

1. มีโปรโตคอลไม่ซับซ้อน ทำให้ใช้เวลาเชื่อมต่อน้อย เข้าดูอีเมล์ได้ไวขึ้น

2. ใช้เนื้อที่เก็บข้อมูลบน E-mail server น้อย เนื่องจากมีการลบอีเมล์บน Email Server หลังจากการอ่านข้อความอีเมล์ในโปรแกรม ตลอดเวลา

ข้อเสีย 

1. ไม่สามารถอ่านอีเมล์จาก Email Server ได้  เนื่องจากถูกลบไปแล้ว

2. ไม่สามารถอ่านอีเมล์จากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้

3. การจัดการอีเมล์บนเครื่องคอมพิวเตอร์ (การ Process mail) ไม่มีผลกับ Email Server เช่น การย้ายไฟล์ ลบไฟล์ การตั้งค่าว่ายังไม่ได้อ่าน การส่งต่ออีเมล์ เป็นต้น

IMAP

ระบบการเชื่อมต่อ

1. เมื่อใช้ระบบนี้ ทาง Email Server จะส่งหัวข้อเรื่องให้กับโปรแกรมที่ใช้งาน (เช่น Outlook) แต่จะยังไม่ได้ดาวน์โหลดอีเมล์ลงในคอมพิวเตอร์

2. เมื่อผู้ใช้งาน เปิดดูอีเมล์ โปรแกรมถึงจะทำการดาวน์โหลดอีเมล์ลงมาในเครื่องคอมพิวเตอร์

3. เมื่อผู้ใช้งานจัดการอีกเมล์อะไรก็ตาม โปรแกรมจะส่งค่าการจัดการไปยัง Email Server เพื่อให้ อีเมล์ใน Server ถูกจัดการตามที่ผู้ใช้ต้องการ

ข้อดี

1. สามารถอ่านอีเมล์ได้จากที่ไหนก็ได้ หรือคอมพิวเตอร์เครื่องไหนก็ได้ เนื่องจากข้อมูลอีเมล์จะอยู่ใน Email Server ตลอดเวลา

2. การจัดการอีเมล์บนเครื่องคอมพิวเตอร์ จะมีผลกับ Email Server ทั้งหมด

ข้อเสีย 

1. มีโปรโตคอลที่ค่อนข้างซับซ้อน เสียเวลาในการเชื่อมต่อ ดูอีเมล์ได้ช้ากว่าแบบ POP

2. มีโปรแกรมที่ใช้งานระบบนี้ได้น้อยกว่าแบบ POP

3. Email Server บางตัวไม่รองรับการเชื่อต่อแบบ IMAP

โดยรวมแล้ว ประสิทธิภาพการทำงาน ส่วนใหญ่ ระบบ IMAP จะดีกว่า ระบบ POP แต่ทั้งนี้ ต้องตรวจสอบตามสภาพแวดล้อมของท่านด้วยว่า ระบบที่บริษัทหรือองค์กรของท่าน สามารถรองรับการทำงานแบบ IMAP ได้หรือไม่ เช่น Email Server โปรแกรม E-mail client ความเร็วของอินเทอร์เน็ต เป็นต้น