วิธีตั้ง Sent Folder ใน Outlook ให้ตรงกับ Sent Folder ในเว็บไซต์

การใช้งาน Email เพื่อติดต่อธุรกิจหลายๆท่าน คงใช้ผ่าน Outlook ซึ่งเป็นโปรแกรมที่มีความนิยม และใช้งานกัน แต่ปัญหาสำคัญของคนที่ใช้ Email  Account เดียว แต่ใช้ผ่านอุปกรณ์หลายเครื่อง เช่น ใช้จากคอมพิวเตอร์ที่ทำงาน, คอมพิวเตอร์ที่ผ่าน, เช็คผ่านหน้าเว็บไซต์, ผ่าน Outlook, ผ่าน iPhone, iPad

แต่ปัญหาสำคัญคือ มันโชว์ข้อมูลไม่เหมือนกันสักที่ โดยเฉพาะใน Sent Folder ซึ่งข้อมูลใน Outlook ก็โชว์แต่ข้อมูลที่ส่งออกโดย Outlook เท่านั้น แต่ในเว็บไซต์กลับไม่โชว์

ปัญหาดังกล่าวสามารถแก้ไขได้ แต่ต้องใช้งานผ่านเทคโนโลยี IMAP ซึ่งเป็นลักษณะเฉพาะที่ TL มีเท่านั้น

โดยมีวิธีการตั้งค่าดังนี้ (การตั้งค่าใน Outlook อาจจะมีหน้าตาไม่เหมือนกัน แต่ จะมีลักษณะการตั้งค่าที่คล้ายๆกัน)

เลือกไปที่ Account Settings...

ดับเบิ้ลคลิก ไปที่ Account ที่เราต้องการ
โดย Account ของเราต้องติดต่อกับ Server ด้วยวิธี IMAP เท่านั้น 

เลือกไปที่ More Settings...

เลือกไปที่ Tab Folders, และติ๊กไปหัวข้อที่ 2 (ตามภาพประกอบ) ซึ่งหมาย ความว่า หากมีการส่ง ข้อมูลอะไรจาก Outlook ให้บันทึกลง Server มิใช่ Save ลงเครื่อง

และเลือก Folder ไปที่ : Sent  แสดงว่า อีเมล์ที่ถูกส่งออกโดยโปรแกรม Outlook
จะถูก Save อยู่ใน Folder Sent

หลังจากนัน้ให้สังเกตุว่า เมื่อเราใช้โปรแกรม Outlook ในการส่ง Email, Email จะถูก Save ไว้ใน Folder Sent ดังภาพ

และเมื่อเราไปเช็คใน Folder Sent ในเว็บไซต์ก็จะแสดงข้อมูลเหมือนกัน

วิธีดังกล่าวจะสามารถทำได้เฉพาะการเชื่อมต่อแบบ IMAP เท่านั้น

บทความโดย

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
ผู้นำระบบเทคโนโลยี Email Server แบบ IMAP  สำหรับการใช้งาน ทางธุรกิจ และองค์กร
ข้อมูลเพิ่มเติม >>

การตั้งค่า Email server สำหรับธุรกิจ,องค์กร เพื่อใช้งานในโปรแกรม Thunderbird

วิธีการการตั้งค่าระบบอีเมล์ (Email Server) สำหรับ ธุรกิจ หรือองค์กร โดยใช้วิธี IMAP จากโปรแกรม Thunderbird สามารถทำตามขั้นตอนได้ดังนี้

1. เปิดโปรแกรม Thunderbird แล้วเลือก Create a new account

2. เลือก Skip this and use my existing email.

3. ใส่ชื่อ อีเมล์ และรหัสผ่านอีเมล์ หลังจากนั้นกด Continue

4. รอซักครู่ ให้โปรแกรมค้นหาข้อมูล

5. เมื่อโปรแกรมหาข้อมูลได้แล้ว ให้เลือกประเภทเป็นแบบ IMAP หลังจากนั้นกด Manual config เพื่ออทำการตั้งค่าเพิ่มเติม

6. ใส่ค่าต่อไปนี้

Incoming : 

Type = IMAP

Server hostname = mail.worldcloudmail.com

Port = Auto

SSL = Autodetect

Authentication = Autodetect

Outgoing : 

Type = IMAP

Server hostname = mail.worldcloudmail.com

Port = Auto

SSL = Autodetect

Authentication = Autodetect

Username = กำหนดเอง

เมื่อทำการตั้งค่าแล้วกดปุ่ม Re-test เพื่อให้โปรแกรม ตรวจสอบประเภทการเชื่อต่อของ Email Hosting ทีให้บริการ

7. เมื่อโปรแกรมตรวจสอบประเภทการเชื่อต่อเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม Done

เสร็จสิ้นการตั้งค่า

POP3 กับ IMAP ต่างกันอย่างไร สำคัญกับระบบ Email Server หรือ Email Hosting อย่างไร

ความแตกต่างระหว่าง POP3 กับ IMAP

บริษัท องค์กรทั่วไป หรือท่านใด ที่ใช้ระบบ Email Server หรือ Email Hosting หลายท่าน ต้องการเชื่อมต่อระบบอีเมล์ เข้ากับโปรแกรม E-mail Client (โปรแกรมเปิดดูอีเมล์ในเครื่อง) เช่น Microsoft Outlook เพื่อความสะดวกในการใช้งาน แต่ท่านคงสงสัยว่า ในขั้นตอนการเพิ่มอีเมล์ลงในโปรแกรม (Add Account) จะถามวิธีการติดต่อ ระหว่างแบบ POP3 กับแบบ IMAP ที่เห็นในโปรแกรม นั้นคืออะไร และแตกต่างกันอย่างไร 

POP3 ย่อมาจากคำว่า "Post Office Protocal 3" ส่วน IMAP ย่อมาจากคำว่า "Internet Message Access Protocal" เป็นโปรโตคอลสำหรับการรับอีเมล์เหมือนกัน แต่โปรโตคอลทั้งสองมีการทำงานต่างกันดังนี้

POP3

ระบบการเชื่อมต่อ

1. โปรแกรมจะทำการดาวน์โหลดอีเมล์ทั้งหมดจาก Email Server  เข้ามาในเครื่อง

2. เมื่อทำการดาว์นโหลดเรียบร้อย จะทำการลบอีเมล์ทั้งหมดที่มีอยู่ใน Email Server ออก หรือ จะเก็บไว้ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง แล้วจะลบอีเมล์นั้นออกจาก Server

3. หลังจากที่อีกเมล์ โปรแกรมจะตัดการเชื่อมต่อกับ Email Server

ข้อดี

1. มีโปรโตคอลไม่ซับซ้อน ทำให้ใช้เวลาเชื่อมต่อน้อย เข้าดูอีเมล์ได้ไวขึ้น

2. ใช้เนื้อที่เก็บข้อมูลบน E-mail server น้อย เนื่องจากมีการลบอีเมล์บน Email Server หลังจากการอ่านข้อความอีเมล์ในโปรแกรม ตลอดเวลา

ข้อเสีย 

1. ไม่สามารถอ่านอีเมล์จาก Email Server ได้  เนื่องจากถูกลบไปแล้ว

2. ไม่สามารถอ่านอีเมล์จากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้

3. การจัดการอีเมล์บนเครื่องคอมพิวเตอร์ (การ Process mail) ไม่มีผลกับ Email Server เช่น การย้ายไฟล์ ลบไฟล์ การตั้งค่าว่ายังไม่ได้อ่าน การส่งต่ออีเมล์ เป็นต้น

IMAP

ระบบการเชื่อมต่อ

1. เมื่อใช้ระบบนี้ ทาง Email Server จะส่งหัวข้อเรื่องให้กับโปรแกรมที่ใช้งาน (เช่น Outlook) แต่จะยังไม่ได้ดาวน์โหลดอีเมล์ลงในคอมพิวเตอร์

2. เมื่อผู้ใช้งาน เปิดดูอีเมล์ โปรแกรมถึงจะทำการดาวน์โหลดอีเมล์ลงมาในเครื่องคอมพิวเตอร์

3. เมื่อผู้ใช้งานจัดการอีกเมล์อะไรก็ตาม โปรแกรมจะส่งค่าการจัดการไปยัง Email Server เพื่อให้ อีเมล์ใน Server ถูกจัดการตามที่ผู้ใช้ต้องการ

ข้อดี

1. สามารถอ่านอีเมล์ได้จากที่ไหนก็ได้ หรือคอมพิวเตอร์เครื่องไหนก็ได้ เนื่องจากข้อมูลอีเมล์จะอยู่ใน Email Server ตลอดเวลา

2. การจัดการอีเมล์บนเครื่องคอมพิวเตอร์ จะมีผลกับ Email Server ทั้งหมด

ข้อเสีย 

1. มีโปรโตคอลที่ค่อนข้างซับซ้อน เสียเวลาในการเชื่อมต่อ ดูอีเมล์ได้ช้ากว่าแบบ POP

2. มีโปรแกรมที่ใช้งานระบบนี้ได้น้อยกว่าแบบ POP

3. Email Server บางตัวไม่รองรับการเชื่อต่อแบบ IMAP

โดยรวมแล้ว ประสิทธิภาพการทำงาน ส่วนใหญ่ ระบบ IMAP จะดีกว่า ระบบ POP แต่ทั้งนี้ ต้องตรวจสอบตามสภาพแวดล้อมของท่านด้วยว่า ระบบที่บริษัทหรือองค์กรของท่าน สามารถรองรับการทำงานแบบ IMAP ได้หรือไม่ เช่น Email Server โปรแกรม E-mail client ความเร็วของอินเทอร์เน็ต เป็นต้น